Pourquoi opter pour un secrétariat externalisé ?

secrétariat externalisé

Les appels téléphoniques au cours de la journée sont parfois une perte de temps et une source de déconcentration, alors il faut faire le choix d’externaliser ce domaine grâce à un centre d’appel. Les petites équipes ou les professionnels indépendants n’ont souvent pas le temps, au cours de la journée, d’assurer un accueil téléphonique. Il faut alors trouver des solutions efficaces pour ne pas perdre de clients. Externaliser ces appels grâce à un call center est source de nombreux avantages : présentation.  

Les avantages d’un call center  

Choisir des professionnels compétents pour gérer son secrétariat  

Call center callandcoVous êtes généralement indépendant et entrepreneur. Vous avez à gérer une petite équipe ou bien simplement votre activité au quotidien. Dans tous les cas, vous n’êtes pas secrétaire et il est délicat d’avoir à gérer un standard téléphonique en parallèle de votre activité. Ce poste est un métier à part entière. Pour être efficace, il faut connaître les rouages du métier pour gérer correctement le standard téléphonique.  

Ainsi, la solution efficace est de se tourner vers des professionnels compétents. Vous n’avez aucun investissement matériel à effectuer (téléphone, bureau, papeterie, accessoires de bureau). Le centre d’appel dispose lui-même de l’ensemble du matériel nécessaire. L’entreprise spécialisée dans l’accueil téléphonique peut vous proposer une amplitude horaire plus large que celle que vous pourriez imposer à une secrétaire dans vos locaux. En effet, certaines sociétés offrent un service 7jours/7, par exemple.  

Déléguer plutôt qu’embaucher, un choix efficace 

En général, les petites structures ont un budget humain restreint. En effet, les charges sociales sont lourdes pour les petites entreprises. L’embauche d’un nouveau salarié est impossible même si les besoins de gestion d’un accueil téléphonique sont présents.  

Ainsi, la solution la plus économique est de contacter un prestataire extérieur. Votre engagement est déterminé sur une durée précise et surtout pour une somme particulière grâce à un devis. Vous n’avez donc pas de mauvaises surprises. De plus, la résiliation du contrat avec votre call center est beaucoup plus facile à réaliser que si vous deviez rompre un contrat de travail. La solution est avant tout flexible pour s’adapter à vos besoins !  

La société peut vous proposer des tarifs adaptés selon vos plages horaires sur lesquelles vous souhaitez avoir un standard téléphonique. L’accueil téléphonique prend en compte votre spécialisation pour répondre correctement à vos clients comme si le standard téléphonique était présent dans votre bureau. Cette solution est aussi valable pour d’autres domaines comme la gestion externe de votre comptabilité. Plus d’informations via le site entreprise-et-compagnie.fr.  

Quelles sont les tâches courantes d’une secrétaire externe ?  

Pour vous satisfaire une secrétaire se doit d’être polyvalente et compétente au sein d’un call center 

Ces tâches sont généralement similaires d’une entreprise à une autre :  

·         L’accueil téléphonique via un standard téléphonique ;  

·         La prise de rendez-vous ;  

·         L’établissement et le suivi des devis et des factures de votre établissement ;  

·         Rédaction des courriers courants ;  

·         Organisation d’événements ;  

Lejournaldeleco.fr vous donne les grandes lignes des avantages pour les PME. 

Comment choisir son call center ?  

Pour faire le bon choix et obtenir des résultats concluants, il faut connaître les tâches dont vous avez besoin et celles réalisées par le centre d’appel.  

De plus, il faut être vigilant. Le secteur n’est pas réglementé donc certains professionnels peuvent vous proposer leurs services sans avoir réellement de compétences fiables. L’expérience du professionnel et ses compétences doivent être préalablement identifiées pour être certain de votre choix.  

Concrètement, comment pouvez-vous procéder ? Le premier conseil est de bien lire les conditions générales présentes sur le devis que le centre d’appel vous propose. Celles-ci vous donnent les premières informations utiles (conditions de résiliation, durée d’engagement, services compris). Ensuite, la copie des diplômes peut être demandée pour certifier les compétences du professionnel. Enfin, la plupart des entreprises ont aujourd’hui un site internet pour se faire connaître. Pour vous, il est un support idéal pour prendre des informations supplémentaires comme les avis clients.