Pour une entreprise, la relation avec les clients potentiels et déjà existants est primordiale. Le téléphone est le moyen le plus rapide pour les clients d’entrer en contact avec la société. La permanence téléphonique doit ainsi véhiculer une bonne image de l’entreprise par l’intermédiaire de l’accueil réservé aux clients, qui doit être professionnel et agréable.
Définition d’un standard téléphonique
La permanence téléphonique assure l’optimisation de la relation client d’une entreprise par la réception et la gestion des appels entrants. Il est primordial d’assurer une bonne permanence téléphonique pour ne pas risquer de perdre des clients potentiels ni décourager ceux déjà existants. Il est très important de ne pas faire attendre un client trop longtemps. Si un temps d’attente est inévitable par manque d’opérateur disponible par exemple, une bonne musique d’attente est indispensable pour faire patienter le client agréablement et le dissuader de raccrocher. La fonction de pré-décrochage et le message d’accueil jouent également un grand rôle pour éviter les abandons d’appel.
L’importance du message d’accueil
Parfois, l’appelant ne peut pas être mis directement en communication avec un opérateur. Dans ce cas il est important d’avoir une fonction pré décrochage avec un message d’attente personnalisé et agréable. Ce message va empêcher jusqu’à 40% des abandons d’appel et contribuera ainsi à augmenter le chiffre d’affaire de l’entreprise par l’existence de nouveaux clients. Un message d’attente doit être particulièrement étudié pour améliorer l’image de l’entreprise en lui faisant de la publicité, et retenir l’appelant le plus longtemps possible avant qu’un téléopérateur soit disponible pour prendre son appel et répondre à ses besoins.
Avantages d’une permanence externalisée
La permanence téléphonique est aujourd’hui assurée par des sociétés spécialisées ou des secrétaires indépendantes. Les entreprises clientes sont attirées par cette nouvelle forme de travail pour l’avantage financier qu’elle procure. En effet, elle n’est plus obligée d’embaucher du personnel ce qui va réduire considérablement les dépenses en charges salariales. Le matériel à utiliser appartient également à la société indépendante ou au prestataire ce qui permet à la société cliente de ne pas dépenser en ressources matérielles. La permanence téléphonique externalisée est également modulable : vous pouvez donc choisir les horaires pour lesquelles la permanence doit être assurée, ce qui est un avantage non négligeable. Vous ne risquez ainsi plus de rater des clients potentiels que ce soit à l’heure du déjeuner, la nuit ou même les week end.
