Les solutions de téléphonie pour le télésecrétariat

le télésecrétariat

Publié le : 18 janvier 20174 mins de lecture

Pour externaliser les services de secrétariat, les professionnels (particuliers ou entreprises) ont recours à des télésecrétaires à domicile ou en centre d’appels qui assurent la veille téléphonique. Ces derniers utilisent des solutions de téléphonie et de logiciel collaboratif pour traiter les missions qui leur sont confiées en toute indépendance. Bien qu’il existe plusieurs logiciels à l’heure actuelle, leur fonctionnement n’est pas difficile à comprendre.

Le transfert d’appel en télésecrétariat

Le télésecrétariat fonctionne comme un secrétariat standard et assure donc les services comme une prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda et autres tâches administratives. Une solution de téléphonie fonctionne comme suit : tous les appels vers le client sont transférés sur un numéro SDA qui lui est propre et avec lequel la télésecrétaire pourra l’identifier directement, lui évitant ainsi de se tromper de client. Dans le cas où une seule personne traite toutes les demandes, il n’est pas nécessaire d’utiliser un logiciel pour dispatcher les appels. Dans le cas d’un call center, l’appel passe par un logiciel PBX pour identifier un opérateur disponible ou approprié et ainsi lui faire réceptionner l’appel.

La logiciel CTI

Le CTI ou Couplage téléphonie informatique est un logiciel de reconnaissance pour obtenir toutes les informations sur l’appel entrant. Il permet d’avoir accès directement à la fiche du client appelé pour exécuter rapidement et sans erreur d’identité les tâches demandées. Certains logiciels plus performants permettent de créer un agenda personnalisé pour chaque client, s’ouvrant automatiquement dès la reconnaissance de l’appelant par l’intermédiaire de son numéro SDA. Ces fiches ou agendas sont bien entendu en partage avec le client afin qu’il soit au courant de toutes les mises à jour apportées à son emploi du temps et à l’exécution des tâches qu’l a confiées au télésecrétariat.

Fonctionnalités d’une solution de téléphonie pour le télésecrétariat

En plus des transferts d’appel et de la reconnaissance de l’appelant grâce au numéro SDA, un logiciel de standard téléphonique peut fournir d’autres fonctionnalités utiles : messagerie vocale, le prédécroché avec message d’accueil, un filtrage d’appels, et un enregistrement des conversations. Pour ce dernier, il faudra se renseigner en ce qui concerne la législation des enregistrements téléphoniques pour pouvoir en user. Le logiciel de téléphonie est choisi en fonction des besoins du client, pour les diverses fonctionnalités qu’il offre, sa praticité et son prix. La location d’un package de standard téléphonique peut ainsi aller de 200 à plus de 500 euros par mois pour les plus sophistiqués.

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